- Ein festes Zahlungsziel mit Datum auf der Rechnung erleichtert alles: Nach Ablauf ist der Kunde auch ohne Mahnung in Verzug.
- Bewährter Ablauf: Erinnerung nach etwa einer Woche, Mahnung mit Frist nach zwei weiteren Wochen, danach gerichtlicher Mahnbescheid.
- Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, 9 bei Unternehmen, bei Unternehmen zusätzlich 40 € Pauschale.
- Den Mahnbescheid beantragst du selbst online, ein Anwalt ist dafür nicht nötig.
Die Arbeit ist gemacht, der Kunde war zufrieden, die Rechnung ist raus. Zwei Wochen später ist kein Geld da, nach vier Wochen immer noch nicht. Viele Handwerker schieben das Thema dann vor sich her. Mahnen fühlt sich unangenehm an, und man will den Kunden nicht verärgern.
Dabei ist eine Zahlungserinnerung nichts Unfreundliches. Oft hat der Kunde die Rechnung schlicht übersehen oder vergessen. Und wenn nicht, hilft ein klarer Ablauf dabei, sachlich zu bleiben. Wer weiß, was als Nächstes kommt, muss sich nicht jedes Mal neu überwinden.
Was kann ich schon auf der Rechnung tun?
Der wichtigste Schritt passiert, bevor überhaupt etwas offen ist. Schreib auf jede Rechnung ein festes Zahlungsdatum, also zum Beispiel „zahlbar bis 15.10.2026“ statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Der Unterschied ist rechtlich wichtig: Nach § 286 BGB ist der Kunde bei einem kalendermäßig bestimmten Termin ab dem Folgetag automatisch in Verzug, ohne dass du mahnen musst.
Steht kein festes Datum auf der Rechnung, tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Privatkunden gilt das allerdings nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Den Gesetzestext findest du bei § 286 BGB.
Außerdem hilft es, die Rechnung schnell zu schicken. Eine Rechnung, die am Tag der Abnahme beim Kunden ist, wird eher bezahlt als eine, die drei Wochen später kommt, wenn die Freude über das neue Bad schon nachgelassen hat.
Stufe 1: die freundliche Zahlungserinnerung
Etwa eine Woche nach Ablauf des Zahlungsziels schickst du eine Zahlungserinnerung. Sie ist kurz, freundlich und geht davon aus, dass es ein Versehen war. Ein Beispiel:
Guten Tag Herr Beispiel,
sicher ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-118 vom 01.10.2026 über 1.845,00 € ist noch offen. Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 22.10.2026 zu überweisen. Die Rechnung hängt noch einmal an.
Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Viele Grüße
[Betrieb]
Die meisten offenen Rechnungen erledigen sich an dieser Stelle. Wenn nicht, trägst du dir das neue Datum als Wiedervorlage ein.
Stufe 2: die Mahnung mit Frist
Kommt auch nach der Erinnerung kein Geld, folgt die Mahnung. Sie ist sachlich, nennt die Rechnung, den Betrag und eine letzte Frist, meist 7 bis 10 Tage. Außerdem kündigt sie an, was passiert, wenn die Frist verstreicht, nämlich der gerichtliche Mahnbescheid.
Ab Verzug darfst du Verzugszinsen berechnen. Nach § 288 BGB sind das bei Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Unternehmen 9 Prozentpunkte. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Bei Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 € hinzu.
Mahngebühren darfst du nur in Höhe der tatsächlichen Kosten verlangen, also etwa Porto und Material. Pauschalen von 10 € oder mehr sind vor Gericht schwer durchzusetzen. Viele Betriebe verzichten in der ersten Mahnung ganz darauf, um die Kundenbeziehung nicht zu belasten.
Für die Mahnung empfiehlt sich ein nachweisbarer Weg, etwa ein Einwurf-Einschreiben. Im Streitfall musst du beweisen können, dass sie angekommen ist.
Zwischenschritt: einfach anrufen
Bevor du den Mahnbescheid beantragst, lohnt sich oft ein Anruf. Manchmal steckt hinter der Nichtzahlung ein Problem, von dem du nichts weißt: eine Reklamation, die nie bei dir angekommen ist, finanzielle Schwierigkeiten oder ein Missverständnis bei der Rechnung. Ein kurzes Gespräch klärt das schneller als jedes Schreiben.
Wenn der Kunde zahlen will, aber gerade nicht kann, ist eine Ratenzahlung oft besser als ein Gerichtsverfahren. Halte sie schriftlich fest, mit Beträgen, Terminen und der Vereinbarung, dass bei Ausbleiben einer Rate der gesamte Restbetrag fällig wird.
Stufe 3: der gerichtliche Mahnbescheid
Verstreicht auch die Frist aus der Mahnung, kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das geht online über online-mahnantrag.de, das gemeinsame Portal der Mahngerichte. Ein Anwalt ist dafür nicht nötig. Du gibst deine Daten, die des Schuldners und die Forderung ein. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist, sondern nur, ob der Antrag formal stimmt.
Der Schuldner bekommt den Mahnbescheid zugestellt und hat dann zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Tut er das nicht, kannst du einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Mit ihm kannst du die Zwangsvollstreckung einleiten, zum Beispiel über einen Gerichtsvollzieher.
Legt der Kunde Widerspruch ein, geht es nicht automatisch weiter. Dann entscheidest du, ob du ein normales Gerichtsverfahren anstrebst. Spätestens hier solltest du dich beraten lassen.
Der ganze Ablauf auf einen Blick
| Zeitpunkt | Schritt | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungsziel + ca. 7 Tage | Zahlungserinnerung | Freundlich, „sicher übersehen“ |
| + ca. 14 Tage | Mahnung mit Frist und Zinsen | Sachlich, klare Frist |
| Vor Fristablauf | Anruf | Offen, Lösung suchen |
| Nach Fristablauf | Mahnbescheid online beantragen | Formal |
| Ohne Widerspruch | Vollstreckungsbescheid | Formal |
Die Zeiträume sind Richtwerte. Wichtiger als der genaue Tag ist, dass jeder Schritt ein Datum im Kalender hat. Dann bleibt keine Rechnung einfach liegen, und du musst dir nicht jeden Monat neu überlegen, was zu tun ist.
Warum Ruhe die beste Strategie ist
Wut ist beim Mahnen ein schlechter Ratgeber. Scharfe Formulierungen, Drohungen oder Anrufe spät am Abend führen selten zu schnellerer Zahlung, können aber im Streitfall gegen dich verwendet werden. Ein sachlicher Ton, klare Fristen und ein festes Verfahren wirken professioneller und am Ende auch überzeugender.
Hilfreich ist auch, jeden Schritt kurz zu dokumentieren: wann welche Erinnerung rausging, was am Telefon besprochen wurde und welche Zusagen der Kunde gemacht hat. Diese Notizen brauchst du, falls die Sache doch vor Gericht landet, und sie nehmen dir das Grübeln ab.
Wie beuge ich offenen Rechnungen vor?
Bei größeren Aufträgen helfen Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt. So hängt nie der ganze Betrag am Ende. Bei neuen Kunden mit großem Auftragsvolumen kann auch eine Anzahlung vor Materialbestellung sinnvoll sein. Und bei Bauverträgen kennt das Gesetz mit der Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB ein eigenes Sicherungsmittel, über das du dich bei größeren Aufträgen informieren solltest.
Häufige Fragen
Muss ich vor dem Mahnbescheid dreimal mahnen?
Nein. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Zahl von Mahnungen vor. Ist der Kunde in Verzug, kannst du direkt einen Mahnbescheid beantragen. Eine Erinnerung und eine Mahnung mit Frist sind trotzdem sinnvoll, weil viele Kunden dann zahlen.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe der Forderung und steigen mit dem Betrag. Du legst sie zunächst aus, der Schuldner muss sie später erstatten, wenn deine Forderung berechtigt ist. Die aktuellen Gebühren zeigt dir das Online-Portal der Mahngerichte bei der Antragstellung an.
Was passiert, wenn der Kunde Widerspruch einlegt?
Dann wird das Mahnverfahren nicht fortgesetzt, und die Sache kann in ein normales Gerichtsverfahren übergehen, wenn du das beantragst. Spätestens an diesem Punkt lohnt sich rechtliche Beratung, etwa über einen Anwalt oder die Rechtsberatung deiner Handwerkskammer oder Innung.
Darf ich die Arbeit einstellen, wenn eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt wird?
Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Leistungsverweigerungsrecht bestehen. Ob das in deinem Fall greift, hängt vom Vertrag und den Umständen ab. Lass dich beraten, bevor du die Baustelle ruhen lässt, sonst riskierst du selbst Ansprüche des Kunden.
Wann verjährt meine Forderung?
In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Mahnungen halten die Verjährung nicht auf, ein gerichtlicher Mahnbescheid dagegen schon.
Veröffentlicht am 20.09.2026. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
